PENDAHULUAN
Secara umum, sistem informasi eksekutif dikembangkan
seperti mainframe program berbasis komputer. Tujuannya adalah untuk melindungi
sekumpulan data dan untuk menyediakan kinerja penjualan atau statistik riset
pemasaran untuk membuat keputusan, seperti halnya petugas keuangan, direktur
pemasaran, dan petugas eksekutif pemimpin. Obyektif adalah untuk mengembangkan
aplikasi komputer itu akan menyoroti keterangan untuk memuaskan eksekutif
senior kebutuhan.
Secara khas, sebuah EIS menyediakan data hanya perlu
untuk mendukung keputusan level eksekutif dari pada data bagi seluruh
perusahaan.Hari ini, aplikasi dari EIS tidak hanya pada hirarki perusahaan, tetapi
juga di komputer pribadi pada satu daerah jaringan lokal. EIS sekarang
seberangi platform perangkat keras komputer dan mengintegrasikan keterangan
menyimpan pada mainframe, mesin komputer pribadi, dan minicomputers.
Sebagai beberapa perusahaan jasa klien mengadopsi sistem
informasi perusahaan yang terakhir, karyawan dapat mempergunakan komputer
pribadi mereka untuk memperoleh akses ke datan perusahaan dan memutuskan data
yang adalah relevan untuk pembuatan keputusan mereka. Perbuatan pengaturan ini semua,
pengguna mampu untuk menyesuaikan akses mereka ke perusahaan sesuai data dan
menyediakan keterangan relevan terhadap keduanya bagian atas dan tingkat yang
lebih rendah di perusahaan.
ISI
Istilah eksekutif diterapkan agak bebas. Tidak ada garis
batas yang jelas yang memisahkan eksekutif dari manajer lain. Istilah ini
digunakan untuk mengidentifikasi manajer pada tingkat atas dari hirerarki
organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan. Pengaruh ini diperoleh dengan
terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan.
Selain itu kita dapat memperoleh pandangan tambahan
mengenai apa saja yang dilakukan eksekutif dengan memeriksa kontribusi yang
dibuat oleh tiga ahli teori manajemen : Henri Fayol , Henry Mintzberg , John
Kotter.
1.
Fungsi – fungsi
Manajemen Fayol
Henri Fayol percaya bahwa semua manajer melakukan fungsi –
fungsi manajemen yang sama merencanakan , mengorganisasikan , menyusun staf ,
mengarahkan dan mengendalikan. Yang diyakini secara luas adalah bahwa
perencanaan sangat ditekankan pada tingkat eksekutif , sementara fungsi –
fungsi lain lebih penting bagi kinerja di tingkat – tingkat yang lebih rendah.
2.
Peran – Peran
Manajerial Mintzberg
Henry meyakini
bahwa semua manajer melakukan semua peran , tetapi orientasinya berbeda untuk
tiap tingkatan.Salah satu peran keputusan adalah perunding (negotiator).
Mintzberg menemukan dalam penelitiannya mengenai CEO bahwa mereka tidak
menghabiskan jumlah waktu yang sama dalam melaksanakan peran – peran keputusan.
Mereka berkonsentrasi membuat perbaikan – perbaikan jangka panjang dan
entrepreneurial bagi perusahaan dan menanggapi gangguan yang tidak
diperkirakan, sementara menyerahkan pengalokasian sumber daya dan negosiasi
kepada manajer tingkat bawah.
3. Agenda dan Jaringan Kantor
Profesor John P. Kotter dari Harvard meyakini bahwa para
eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mereka dengan mengikuti strategi tiga
tahap. Pertama , mereka menetapkan agenda tujuan yang harus dicapai
perusahaan.Agenda jangka panjang cenderung berupa perkiraan, seperti gagasan
umum mengenai jenis produk yang harus dijual perusahaan dalam limaatau sepuluh
tahun dari sekarang. Agenda jangka pendek lebih spesifik, seperti pangsa pasar
yang harus dicapai oleh tiap produk perusahaan saat ini.
Profesor Daniel J. Isenberg dari Harvard meneliti proses
berpikir lebih dari selusin eksekutif selama dua tahun untuk mendapatkan
pandangan mengenai apa yang dipikirkan eksekutif dan bagaimana mereka
menerapkan pikiran mereka.
Eksekutif berpikir
mengenai dua kelompok umum masalah bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan
bagaimana menangani sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum. Dalam hal
memikirkan mengenai cara membuat sesuatu dilaksanakan, eksekutif lebih
memerhatikan hal – hal organisasional dan pribadi dalam mendapatkan bawahan
untuk memecahkan suatu masalah daripada apa pemecahan spesifik itu nantinya.
Seorang eksekutif sering melompat dari definisi masalah
ke penerapan solusi dan kemudian kembali ke evaluasi alternative. Eksekutif
memang membuat keputusan rasional, tetapi keputusan tersebut mungkin
tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian langkah – langkah yang
terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama.
Isenberg yakin bahwa eksekutif menggunakan intuisi pada
tiap langkah dari proses pemecahan masalah. Intuisi mungkin memainkan peranan
yang lebih penting pada tingkat eksekutif daripada di tingkat lain karena sifat
masalah yang tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat
diterapkan.
Sama seperti eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik
dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan
informasi yang unik. Terdapat sejumlah penelitian mengenai penggunaan informasi
oleh eksekutif , kita akan membahas tiga. Dua yang pertama berkaitan dengan
system informasi keseluruhan milik eksekutif. Yang ketiga berfokus pada
penggunaan computer.
- Penelitian Mintzberg
Mintzberg
adalah orang pertama yang melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan
informasi eksekutif. Ia mengidentifikasikan lima
- Penelitian Jones dan MCLeod
Pengarang
buku ini bekerja sama dengan Prof. Jack W. Jones dari Texas Christian
University lima
4. Komponen Sistem Informasi Eksekutif
Secara
umum komponen dari EIS dapat tergolong seperti :
•Hardware
(Perangkat Keras)
Ketika membicarakan tentang perangkat keras untuk satu
lingkungan EIS, kita harus memfokuskan pada perangkat keras yang dibutuhkan
pertemuan eksekutif. Eksekutif harus diletakkan yang pertama dan kebuthan
eksekutif harus didefinisikan sebelum perangkat keras dapat terpilih. Perangkat
keras komputer dasar diperlukan untuk suatu EIS meliputi empat komponen:
·
Input Device / alat
masukan : Alat ini mengijinkan eksekutif untuk memasuki, verifikasi, dan
perbaharui data dengan seketika.
·
Central Processing
Unit : Adalah pusat komponen karena ini dapat mengontrol komponen mesin
komputer yang lain.
·
File Penyimpanan
Data : Eksekutif dapat mempergunakan ini secara terpisah untuk menyimpan
keterangan bisnis, dan bagian ini juga dapat membantu eksekutif mencari
keterangan informasi bisnis historis dengan mudah.
·
Output Device / alat
keluaran : Eksekutif dapat menggunkan alat ini untuk membaca rekaman visual dan
sistem ini memerlukan dukungan dan hardware komputer yang tidak begitu mahal.
Alat ini juga dapat meningkatkan akses dari keterangan EIS untuk banyak
pengguna yang lain dengan suatu perusahaan.
•Software
(Perangkat Lunak)
Memilih perangkat lunak penting untuk mendesain satu EIS
yang efektif. Oleh sebab itu, komponen perangkat lunak dan bagaimana cara
mengintegrasikan data ke dalam suatu sistem sangatlah penting. Perangkat lunak
dasar yang diperlukan untuk satu EIS meliputi empat komponen:
·
Teks yang mendasari
perangkat lunak. Bentuk paling umum dari teks dapat di dokumentasikan.
·
Database : Database
heterogen bercokol pada satu jangkauan spesifik Vendor dan platform komputer
membuka akses eksekutif bagi Eksekutif.
·
Dasar grafis :
Grafis dapat mengarahkan volume dari teks dan statistik ke dalam keterangan
visual untuk Eksekutif. Jenis grafis yang khas adalah: bagan gugus berkala,
diagram, peta, grafis gerak, bagan urutan, dan perbandingan mengorientasi graf
(bagan balok).
·
Dasar model : EIS
memodelkan data yang mengandung data statistik rutin dan khusus, keuangan, dan
analisa kuantitatif lain.
5.
Saran – Saran untuk
Memperbaiki Sistem Informasi Eksekutif
Orang
pasti merasakan bahwa computer merupakan sumber daya informasi bagi eksekutif
yang belum tergarap. Eksekutif harus mengambil langkah – langkah untuk
meningkatkan peran computer dalam system informasi mereka. Tetapi dalam
melakukan hal itu, eksekutif harus juga berusaha meningkatkan komponen
–komponen nonkomputer. Suatu program lima
·
Mencatat Transaksi – Transaksi Informasi yang
masuk.
Data dapat
dimasukkan ke dalam database, dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan
eksekutif untuk menjawab penelitian Jones dan MCLeod yang berhubungan
dengan system mereka.
·
Merangsang Sumber – Sumber Bernilai Tinggi.
Dengan
teridentifikasinya sumber- sumber bernilai tinggi , eksekutif kemudian dapat
bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber – sumber tersebut.
·
Memanfaatkan Peluang.
Jika
sepotong informasi yang baik dating , eksekutif harus meraihnya.
·
Menyesuaikan Sistem pada perorangan.
Seperti
yang ditunjukkan pada penelitian Jones dan MCLeod, tiap eksekutif memiliki gaya
pengupulan informasi yang unik. Apa yang baik bagi seorang eksekutif mungkin
tidak berhasil bagi yang lain.
·
Memanfaatkan
Tekhnologi.
Eksekutif
umumnya berpikiran terbuka berkenaan system mereka akan mempertimbangkan cara
apa pun untuk memperbaikinya.
6.
Konsep
Dasar Sistem Informasi Eksekutif
·
Faktor Penentu
Keberhasilan (Critical Success Factor)
Adalah hal-hal (factor) yang menentukan keberhasilan atau
kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Factor-faktor ini dalam setiap
perusahaaan berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan. Tahun 1961 D.
Donald Daniel dari McKinsey & Company menciptakan faktor-faktor
keberhasilan. Faktor-faktor ini bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan
lain. Untuk industri kendaraan bermotor, CSF (critical success factors) yang
diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya
manufaktur yang efisien. Sebagai contoh misalnya sebagai berikut CSF dari
industri asuransi jiwa adalah pengembangan personil manajemen agen,
pengendalian personil
administratif,
dan inovasi menciptakan produk-produk asuransi.
-Management
by Exception (MBE)
Perbandingan
antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga informasi
dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan
seperti perangkat lunak EIS yang dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian
secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.
-Model
Mental
Peran
utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi bervolume
besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan
informasi (information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model
mental dari operasi perusahaan.
Tahun
1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah model mental, yakni
“memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami
fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan
pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti
(proxy).
7. Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan
Sistem Informasi Eksekutif
Rockart
dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan EIS, yaitu :
1.
Sponsor eksekutif
yang mengerti dan berkomitmen, Eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO karena
harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya.
2.
Sponsor operasi,
kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih rendah,
misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif
pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana.
3.
Staff jasa informasi
yang sesuai, tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara
eksekutif menggunakan sistem itu.
4.
Teknologi informasi
yang sesuai H/W dan S/W tidak lebih dan tidak kurang.
5.
Manajemen data, data
harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam
sistem. Juga perlu analisis melalui drill-down dengan bertanya kepada manajer
data atau keduanya.
6.
Kaitan yang jelas
dengan tujuan bisnis, EIS harus berhasilmemecahkan masalah-masalah
spesifik/untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi.
7.
Manajemen atas :
Penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu upaya untuk
mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tersebut, kemudian
menerapkan EIS dengan prototyping untuk mengatasi masalah tersebut.
8.
Manajemen atas
penyebaran dan evolusi sistem : Jika manajer tingkat atas mulai menerima
informasi dari EIS, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang
sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum
manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali.
KESIMPULAN
Executive Information Sistem (EIS) merupakan
suatu kombinasi antara Management
Information Sistem (MIS) dengan Decision Support Sistem (DSS)dan AI untuk
membantu pihak eksekutif dalam mengidentifikasikan dasar suatu masalah dan
mencari jalan keluarnya. EIS juga menyediakan
informasi bagi eksekutif mengenai
kinerja perusahaan dari berbagai sudut pandang.
Juga memberikan suatu gambaran yang fleksibel dan mudah dimengerti oleh
pihak eksekutif dalam melihat sumber masalah dan jalan keluarnya.EIS ini
memberikan suatu kemudahan bagi pihak eksekutif untuk menyediakan akses yang
cepat ke informasi-informasi yang terjadi saat itu dan akses langsung pada
laporan-laporan manajemen.EIS ini sangat mudah digunakan, dilengkapi dengan
tampilan grafik.
DAFTAR
PUSTAKA
Sumber : Sistem Informasi Manajemen/Jilid Dua/Edisi
Ketujuh/ Raymond McLeod, Jr.
http://www.gunadarma.ac.id/
0 komentar:
Posting Komentar